Поръчка за продажба е официално споразумение между бизнес асоциация и клиент за доставка на продукти или предоставяне на услуги. Тя включва определени разходи, суми на артикули и дати на транспортиране.
Ваша основна отговорност към клиентите е да изпълнявате поръчките навреме. Освен това процесът на доставка на поръчки трябва да протича напълно безпроблемно, което ще ви направи предпочитан партньор и доставчик.
Всяка своевременно доставена поръчка за продажба ви утвърждава като надеждно име на пазара. Когато броят на поръчките за продажба започне да нараства, за традиционните бизнес приложения става предизвикателство да се справят с натоварването.
Типичната поръчка започва чрез генериране на поръчка за покупка на клиента от екипа по продажби с променливи от данни като номер на клиента, номер на продукта, размер на поръчката, дати на доставка и т.н.
Тази информация се обработва в модула за „управление на поръчки“, който е част от ERP системата и се генерира нова поръчка. Задейства се верига от автоматизирани събития, които да осигурят контрол на процеса на поръчка.
Всеки отдел в организацията е уведомен за поръчката, така че да се постигне пълен синхрон в реално време и да се започне навременна обработка на поръчката.
Обработката на поръчки е най-важната функция при управлението на поръчките. Веднага щом поръчката за продажба е генерирана, разпределението на ресурсите започва да набавя суровина от наличните запаси.
След това поръчката достига етап на производство и се ръководи от ERP решение до края на монтажната линия. По-късно достига до отдела за опаковане и доставка. В общия случай там се обработва за опаковане с етикет на клиента и баркод.
Накрая, когато поръчката за продажба е готова за изпращане до клиентите, се генерира автоматично фактура, като се вземат предвид таксите и данъците за превоз.
Целият процес е напълно автоматизиран, защото всеки отдел може да следи напредъка на поръчката в реално време и да планира съответно задачите си.
Освен това се предотвратява допускането на грешки породени от липса на информация или синхрон относно поръчката за продажба. С ERP, също така, е възможно да се изградят приоритети на поръчките в съответствие с производствения монтаж, графика за доставка и спешните поръчки.
Спецификациите, нуждите и изискванията на клиентите се различават значително. Клиентските променливи могат да включват адрес, условия (които са специфични за всеки клиент), цени, кредитен лимит и т.н.
Въпреки това, ERP софтуерът е напълно способен да се справи с тези различия. В това се изразява неговата гъвкавост и възможност да се нагажда според спецификите.
Системата за управление на поръчки ви позволява да генерирате отчети и да анализирате, за да проследите ефективността на бизнеса при обработката на поръчки. Позволява ви да идентифицирате недостатъци в организацията, които са довели до забавяне или неуспех при обработка на поръчката.
Такива проблеми могат да бъдат свързани с ефективността на работната сила, опаковането на продукти, дефекти при линията за сглобяване, изоставането на поръчки, връщането на поръчки и т.н. Следователно, това ви позволява да внесете подобрения в работните процеси и да изолирате проблемите, водещи до некачествено изпълнение на услуги.
ERP системата интегрира отделите за продажби, финанси, опис и производство. Тя помага да се поддържат оптимални нива на запасите, да се управлява възвръщаемостта на продажбите, да се следят плащанията и статуса на доставките. Нещо повече, това спомага за подобряване на видимостта на продажбите и ефективността на обработката на поръчките.
Ако статията ви е била полезна, разгледайте нашите софтуерни решения и сами ще се убедите в техните неограничени възмоности!